Dato                 Tirsdag d. 20/12-2016

Tid                   Kl. 19.30-21.30

Sted                  Krøyersvej, Fodboldkontoret.

Deltagere        Tom Gudmandsen, Lars Ibsen, Christian Eiholm Kjær, Frank H. Thomas Frost

Afbud              Jakob K. Jakob Grandahl.

Referent          Pernille

1. Godkendelse af sidste referat

Referatet er godkendt

2. Meddelelser fra formandenTom oplyser at hovedbestyrelsen fremover skal godkende alle kontrakter på over 10.000dkr.

Tom oplyser at der har været en del møder i hovedbestyrelsen. Revideringer af eksisterede vedtægter skal godkendes på næste generalforsamling. Tom gennemgår revideringer og FU beslutter at disse også følges for fodbolds vedkommende.

3. Meddelelser fra adm.

Tom deltager i DBUs repræsentantskabsmøde hos DBU.

Pernille oplyser at der skal vælges en repræsentant til det nye facilitetsudvalg som afløser Haludvalget. FU beslutter at Pernille fremover skal varetage denne opgave.

4. Meddelelser fra kasserer

a. Gennemgang af Budget 17.

Kontingentsatser gennemgås og nye satser vedtages. Der er dog ikke enighed omkring satserne for de lukkede hold. Tom informerer at HB skal godkende de endelige satser og han informerer Claus Buhl således at Klubmodul kan opdateres.

Pernille undersøger muligheden for halvårlig kontingentindbetaling. Dette vil være en fordel på enkelte årgange herunder HS2 og Victors Hold pga. administrationen og satserne.

Da Jakob er syg gennemgår Tom disse punkter og oplyser at budgettet blev godkendt på HB-mødet d. 12/12.

b. Status økonomi herunder Erhvervsklubben

Det aftales på FU at der fremover skal ligge kontrakt på alle sponsorer og at sponsorer skal betale forud. Dette skal også gælde for eksisterende sponsorer men næste opkrævning vil blive i april for at udligne at de netop skal betale. 

Frank efterlyser fælles retningslinjer omkring sponsorer og denne opgave er Lars på. Han har allerede lavet oplæg til sponsorkontrakt. Pernille sender dette oplæg til Tom til brug for eksisterende sponsorer.

Der har de seneste 3 år ikke været hentet penge fra Erhvervsklubben.

c. Bygning af sponsorrum

Der er kommet klager fra naboerne angående det nye speakertår, så dette skal løses. HB er på sagen.

d. Bilagshåndtering, trænerkontrakter mm.

Atter engang tales der om udbetaling af penge til trænere og kontrakter. Ibsen har haft møde med Rene som ungdomsansvarlig træner med fokus på bla. skills academy. Rene vender tilbage.Status på ungdomstrænerne er at fra U11 tildeles der ikke længere ungdomstræner, men årgangene kan anmode såfremt de ønsker.

Vi har fået henvendelse fra en potentiel træner og Pernille tager kontakt for at afdække muligheder.

Aftalen er at der skal forelægge kontrakt når der er tale om køresedler men ikke skattefri godtgørelse ifølge Tom. Lars ønsker at vide hvem der har beføjelser til at give tilsagn til fx skattefri godtgørelse mm.

Håndtering af bilag fortsætter som tidligere aftalt på FU-mødet. Alle bilag skal via hovedkontoret.

5. Ønsker for 2017 

Det er stadig et ønske at der kommer pokalskabe op

6. Oplæg til møderække 2017:

Tirsdag 21.3.17

Onsdag 19.4.17

Torsdag 15.6.17

Onsdag 9.8.17

Torsdag 14.9.17

Tirsdag 24.10.17 m/HB