Referat SIF FODBOLDSUDVALGSMØDE

Dato                 Tirsdag d. 12/4-2016

Tid                   Kl. 19.30 – 20.45

Sted                  Krøyersvej, Fodboldkontoret.

Deltagere        Tom Gudmandsen, Jakob Grandahl, Lars Ibsen, Christian Eiholm Kjær, Thomas Frost

Afbud              Jakob K. Frank H.

Referent          Pernille

Dagsorden:

1. Godkendelse af seneste referat.

   Referatet blev godkendt og lægges på hjemmesiden

    

2. Meddelelser fra Formanden v. Tom

   Tom oplyser at der har været møde i hovedbestyrelsen hvor det blev vedtaget at der på området bag tennishallen/ foran boldrummet bliver bygget et speakertårn og et salgssted restauranten kan benytte.

   Der skal endvidere laves et set-up på hvorledes træneruddannelse af trænere hos DBU håndteres, herunder udvælgelse og kontrakt med klubben.

   Tom ønsker at der laves en liste med FAQ med svar på de ting der tales om i klubben, herunder 1. holdet og deres forbrug versus sponsorer, at shoppen ikke er Toms med SIF-fodbold osv.

      3. Meddelelser fra Administrationen v. Pernille

Pernille oplyser at der siden påske har været uro på kontoret dels manglende trænere/organisering på forskellige børne- og ungdomsårgange dels pga. af manglende bolde. Pernille opfordrer til at der findes en løsning på hvem der ansvaret for trænerpåsætning og organisering af lederne på årgangen. Pernille opfordrer endvidere til at være opmærksom på at hun ikke bliver showstopper på de mange gode tiltag, såfremt opgaverne skal løses af administrationen og ikke i udvalgene.

      4. Meddelelser fra Kasserer v. Jakob G.

Jakob oplyser at vi pt ligger under budget på juniorafdelingen. Årsagen til dette skal findes i spillerudmeldelse og ingen optag fra ventelisterne pga. trænersituationerne på de forskellige børneårgange 

      5.Meddelelser fra udvalg:

• Boldrummet v. Tom

  Det besluttes at alle årgange skal have deres egne bolde. Nogle får tildelt skabe (ældst) og andre bure (yngst) i boldrummet. Der vil endvidere blive stille 2 kasser med hhv. 4’er og 5’er bolde som ole og Martin kan smide bolde i i stedet for at gemme dem i deres depot. Tom sørger for at fordele skabe/bure/nøgler/veste og bolde til alle.

• Kontingentsatser v. Pernille da Frank er fraværende

  Punktet skubbes til næste møde da Frank ikke er tilstede. Pernille sørger for at lave en oversigt over as-is.

• Økonomi og struktur v. Christian og Lars.

  Christian har udarbejdet et excel-ark der er bygget op således at de udgifter og indtægter der er bundet op på de enkelte årgange kan ses. Jakob G. sørger for at udfylde skemaet.

• Trænerkontrakter v. Tom og Pernille

  Der er lavet en oversigt over lønnede trænere. Der mangler stadig at blive skrevet et par kontrakter, men Tom sørger for at disse laves. Pernille underskriver ikke KS såfremt der ikke er gældende kontrakter eller beløbet for udbetaling er overskredet.

• Ungdomsarbejdet v. Lars og Christian

  Lars har udarbejdet et skriv fra U6 og U10. Det aftales at materialet gennemgås på næste møde, hvorfor Pernille sørger for at distribuere det til FU-medlemmerne.

  Der er endvidere udarbejdet et udkast til ansvarsområder for klubbens talent-og udviklingsansvarlige. Lars indkalder Jan til møde og gennemgår materialet.

  Tom opfordrer til at der laves et ungdomsudvalg.

• Sæsonpakker v. Pernille

  Pernille oplyser at hun i samarbejde med Claus Buhl og Klubmodul kigger på en model for automatisk opkrævning af sæsonpakker. Lige pt. er der dog systemiske udfordringer.

  Lars har udarbejdet et oplæg til håndtering af sæsonpakkerne fremadrettet og dette vil offentliggjort så snart vi ved hvad it-systemet tillader.

  Tom og Lars skal snarest beslutte design på 17/18-tøjet.

       6. Diverse

Fotografering af de enkelte årgange. Der er et ønske om at vi har et galleri med billeder af de enkelte årgange på gangen. Disse billeder skal endvidere kunne købes og overskuddet gå til årgangene/klubben. Dette tages op på næste møde

Flygtninge. Vi oplever et stigende antal forespørgsler både fra kommunen og privat på optag af flygtninge. Pga. ventelisterne har vi svært ved at honorere forespørgslerne.

Tom kontakter kommunen for at høre om de har nogen tanker om et eventuelt samarbejde, der ikke i første omgang belaster børneårgangene.

7. Hvad er besluttet/aftalt.

1. Tom udfærdiger de kontrakter der mangler

2. Jakob G sørger for at udfylde regnskabsarket med udgifter og indtægter på alle årgangene

3. Pernille udarbejder en oversigt over kontingentsatser på alle årgange

4. Tom sørger for at fordele skabe/bure/nøgler/veste og bolde til alle årgange/cheftrænere.

5. Pernille sender oplæg omkring U6-U10 til FU-medlemmer

6. Lars gennemgår ansvarsområder med Jan

7. Pernille finder løsning på automatisk opkrævning af sæsonpakker i KM

8. Tom og Lars finder design til 17/18-sæsonpakkerne.