Referat SIF FODBOLDSUDVALGSMØDE

Dato                 Mandag d. 21/3-2016

Tid                    Kl. 19.30 – 23.00.

Sted                  Krøyersvej, Fodboldkontoret.

Deltagere        Tom Gudmandsen, Jakob Grandahl, Frank Haaning Høj, Lars Ibsen, Christian Eiholm Kjær, Thomas Frost

Afbud              Jakob K.

Referent          Pernille

1. Velkomst

Tom G. indleder mødet og bestyrelsen konstitueres som følger:

Formand: Tom G

Næstformand: Lars Ibsen

Kasserer: Jakob Grandahl

Det besluttes endvidere at der skal være tale om en arbejdende bestyrelse, hvor de enkelte medlemmer ikke længere har et overordnet ansvar for hver enkelte afdeling, men ansvaret for opgaver der skal løses. Flere medlemmer af udvalget kan løse opgaver sammen i ”udvalg” og kan endvidere hente hjælp hos andre i klubben, herunder forældre, trænere mm.

2. Rammer for møderækken og dagsorden i Fodboldudvalget

Det besluttes at som udgangspunkt mødes FU den første tirsdag i hver måned dog ikke i juli og august. Dette træder dog af hensyn til folks kalendere først i kraft i efteråret hvorefter det forventes at FU-møder i SIF prioriteres. Det aftales at der indtil september afholdes FU møde på følge datoer:

• 12/4 kl. 19.30

• 11/5 kl. 19.30

• 7/6 kl. 19.30

• 6/9 kl. 19.30

Det besluttes endvidere af den fremtidige dagsorden er som følger:

1.   Godkendelse af seneste referat

2.   Meddelelser fra Formanden

3.   Meddelelser fra Administrationen

4.   Meddelelser fra Kasserer

5.   Meddelelser fra udvalg (Dette på baggrund af de opgaver/udvalg der er og bliver besluttet undervejs).

6.   Diverse

7.   Hvad er besluttet/aftalt.

Ønsket for arbejdet i FU er: VI GØR HVAD VI SIGER.

  3. Offentliggørelser af Fodboldudvalgets referater

Der er enighed om at den nye fodboldbestyrelse ønsker gennemsigtighed i alle klubben aktiviteter og det besluttes at alle referater fra udvalgsmøderne skal offentliggøres på hjemmesiden. Ønsker en enkelt af medlemmerne at noget holdes uden for referat skal dette dog accepteres.

Administrationen sørger for at referatet laves og udsendes og herefter har hvert medlem 5 dage til at komme med rettelser og indsigelser. Såfremt ingen vender tilbage inden for disse 5 dage publiceres referatet.

  4. Præsentation af udvalgets medlemmer

Tom: Tom har været engageret i klubben i mere end 20 år.

Lars: Det er 2. gang at Lars sidder i bestyrelsen. Lars er selv aktiv på Veteranholdet og træner for U9-drengene og har endvidere en dreng på U17 som han i sin tid også var træner for.

Lars’ ønsker at alt der kan beskrives skal beskrives, således at trænere, medlemmer og forældre kender SIF-Fodbolds retningslinjer og procedurer.

Christian: Christian er aktiv på fodboldfitness-holdet, hjælpetræner for U9 hvor han har en dreng, årgangsansvarlig for U13 hvor han har en anden dreng. og tillige medlem af SIF-Tennis’ bestyrelse.

Christian ønsker bl.a. at der arbejdes på tværs af afdelinger for at opnå de bedste synergier og at vi arbejder for ét SIF.

Frank: Frank er aktiv på Veteranholdet og har været i klubben de sidste 18 år. Frank har en søn på HS2 der endvidere er træner på et af ungdomsholdene.

Frank ønsker at få klubben et skridt videre i den rigtige retning

Thomas. Thomas er også aktiv på veteranholdet og har været i klubben i 25 år og de sidste 20 år har han været medlem af bestyrelsen. Han har via bestyrelsen bl.a. haft ansvaret for eliteafdelingen tidligere.

Jakob G.: Jakob har været i klubben i 34 år dog primært i badmintonafdelingen. Han har været med i Fodboldudvalget de sidste 3 år og har været kasserer de sidste 2 år.

Jakob ønsker at alt der kan automatiseres, skal automatiseres.

Jakob Kvist: Jakob var ikke til stede ved mødet, så Tom oplyser at han kom til klubben for 8-10 år siden og primært været tilknyttet seniorafdelingen. Jakob har et godt netværk og har været god at have med i bestyrelsen.

  5. Nedsættelse af Forretningsudvalg

Det vedtages af nedsætte et forretningsudvalg bestående af Tom, Lars og Christian. Formålet med udvalget er at det skal være muligt at træffe beslutninger uden at hele bestyrelsen skal være samlet. Forretningsudvalget har beføjelser til at underskrive udgiftsbilag og til at træffe hurtige beslutninger inden for de aftalte økonomiske og sportslige rammer i fodboldudvalget.

Jakob Grandahl er ikke med i forretningsudvalget, men kan fortsat underskrive bilag.

  6. Nedsættelse af de første arbejdsudvalg:

Der er i bestyrelsen et ønske om at få gennemsigtighed omkring SIF-Fodbolds økonomi da dette kan danne grundlaget for de rammer der kan arbejdes videre under. Der er endvidere nogle presserende ting som bør løses før andet og følgende udvalg er nedsat.

• Trænerkontrakter og udbetaling

  Der er et ønske om at gennemgå alle kontrakter og få et overblik over om hvem der til dato har fået udbetalt hvad.

  Det aftales at:

• Tom gennemgår alle kontrakter og sikrer at alle kontrakter er opdaterede

• Ingen kørselsbilag må længere afleveres direkte på hovedkontoret, men skal attestesteres på fodboldkontoret af Pernille for at sikre at der bliver ført tilsyn med hvem der får udbetalt hvad. Pernille sørger for at hovedkontoret ikke længere udbetaler bilag der IKKE har Pernille initialer.

• Pernille får endvidere beføjelser til at underskrive bilag på under 5000,- såfremt det er inden for de aftalte rammer for udbetaling.

• Tom kigger endvidere på vedtægterne på området og sørger for at de rettes til i henhold til bestyrelsens ønsker på området.

• Det aftales at Pernille registrerer alle udbetalinger og at bestyrelsen holdes opdateret.

  Tom og Pernille sidder i dette udvalg og aflægger rapport på næste møde.

•  Gennemgang af Økonomi

  Det ønskes endvidere at hovedkontoret ikke længere udbetaler nogen former for bilag, herunder regninger fra Siffen, uden at disse først er attesteret på fodboldkontoret

  Hovedkontoret skal endvidere sørge for at der ikke sendes bilag til kreditering uden accept/cc fra/til fodboldkontoret.

  Det aftales at:

• Pernille informerer hovedkontoret og hovedkasseren om ønskede rutiner omkring regninger og kreditbilag og følger herefter løbende op.

• Lars og Christian gennemgår den nuværende struktur og kommer med et oplæg til en ny struktur omkring håndtering børne- og ungdomsafdelingens. Der aflægges rapport på næste møde. 

• Gennemgang af Kontingentsatser

  Der er et ønske om at kigge på fodbolds kontingentsatser. Hvad får vi ind, er vi for dyre billige, er satserne alderssvarende mm.

  Det aftales at

• Pernille sørger for at sende liste over nuværende satser og antal medlemmer på de forskellige årgange til Tom og Frank der herefter vil komme med deres betragtninger på næste møde. Tom og Frank sidder i dette udvalg

•  Boldrummet

• Der er behov for at setuppet for boldrummet og bolde revurderes. Der er fra flere træneres side et ønske om at råde over sine egne bolde, da boldrummet enten mangler bolde, eller roder så ingen kan finde noget. Den tidligere formand brugte flere timer om dagen på at holde styr på rummet, men efter at han er stoppet, er indtrykket at det ikke fungerer optimalt

  Det aftales at:

• Tom og Thomas kigger på sagen og kommer med et nyt oplæg til administration af bolde og boldrum og et oplæg til hvordan lavpraktikken skal håndteres herunder fx nøgler ender vi på at alle får deres egne bolde. Der aflægges rapport på næste møde og udvalget består af Tom og Thomas

• Ungdomsarbejdet

  Der er behov for at der kommer en struktur omkring børne- og ungdomsholdene, både omkring det sportslige og hold/træner-strukturen

  Det aftales at.

• Lars og Christian kigger på denne størrelse herunder også det ansvar der ligger hos klubbens talent-og udviklingsansvarlige og kommer med et oplæg til en ny struktur på næste møde.

    

• Sæsonpakker

  Håndteringen af sæsonpakker er ualmindelig ting og der er behov for at set-uppet omkring sæsonpakker gentænkes fra start til slut.

  Det aftales at

• Pernille indkalder Tom og Lars til møde omkring et nyt set-up og at dette fremlægges på næste møde. Udvalget består af Lars, Tom og Pernille.