Referat af Ekstraordinært Årsmødei

Fodboldafdelingen under Skovshoved Idrætsforening 

Onsdag den 20. juni 2018 afholdtes kl. 18:00 Ekstraordinært Årsmøde i bestyrelseslokalet på Krøyersvej. 

Tiltede:

Tom Gudmandsen, Thomas Frost, Christian Kier, Jakob Grandahl, Frank Høj, Lars Ibsen, Lars Weis, Bjørn Nielsen (ej stemmeret), Carsten Dehn Lansner, Jakob Kvist og Peter Bjerregaard. 

Dagsordenen var som følger: 

1. Valg af Dirigent og Referent 
2. Status - Siden sidst - Opfølgende oplæg fra Bestyrelsen om ny Ledelsesstruktur 
3. Beslutning om antagelse af en ny Ledelsesstruktur. 
4. Beslutning om antagelse af de 5. kommissorier, der skal gælde for den ny ledelse fremover 
5. Valg af Formand 
6. Valg af Kasserer 
7. Valg af menigt medlem af Fodboldudvalget med ansvar for Elite (1. og 2. senior) 
8. Valg af menigt medlem af Fodboldudvalget med ansvar for Ungdom 
9. Valg af menigt medlem af Fodboldudvalget med ansvar for Øvrige Seniorer og Gammelmands 
10. Eventuelt

Ad 1

Som dirigent og referent valgtes Peter Bjerregaard 

Dirigenten konstaterede, at mødeindkaldelsen var udlagt rettidigt på Fodboldafdelingens hjemmeside, ligesom dirigenten kunne oplyse, at han ved selvsyn havde konstateret, at Dagsordenen rettidigt var opslået forskellige steder i klubhuset på Krøyersvej.

Ad 2

Tom oplyste: 

at der er indgået en 1. årig ansættelsesaftale med Peter Gustavsen, som ny træner for første holdet. 

at Pernille Marcussen (Fodboldkontoret) har opsagt sin stilling til fratrædelse med udgangen af juli 2018. 

at klubben med virkning fra den 1.7.2018 har indgået en ny 4. årig samarbejdsaftale med NIKE/UniSport.

M.h.t. den nye ledelsesstruktur, oplyste Tom, at der siden sidst i hovedsagen havde været arbejdet med at udfylde de fem forudsatte kommissorier og med at undersøge, hvordan bestyrelsen kunne sammensættes fremadrettet, se nærmere nedenfor.

Ad 3 og 4

Tom og Peter redegjorde kort for det forslag til en ny ledelsesstruktur, der på Det Ordinære Årsmøde i Fodboldafdelingen den 10. april 2018 var blevet præsenteret og antaget af flertallet af de dengang fremmødte, herunder af flertallet af de 7 siddende medlemmer af Fodboldudvalget (bestyrelsen). 

Der blev i denne forbindelse henvist til det på Fodboldafdelingens hjemmeside udlagte Referat fra Det Ordinære Årsmøde, hvor baggrunden for og hovedindholdet af den nye ledelsesstruktur er beskrevet nærmere. 

Forslaget til den nye ledelsesstruktur involverer bl.a., at antallet af medlemmer af fodboldbestyrelsen nedsættes fra 7 til 5. 

Forslaget forudsætter endvidere, at der lægges op til en meget høj grad af selvforvaltning for de i den nye ledelsesstruktur forudsatte bestyrelsesmedlemmer, der får særligt ansvar for (i) Elite, (ii) Ungdom samt (iii) Øvrige Seniorer og Gammelmands. 

Da der er tale om nogle centrale ændringer i forhold til den ledelsesstruktur, der har været gældende for Fodboldafdelingen igennem flere år, havde Bue Kjems på Det Ordinære Årsmøde i Fodboldafdelingen anmodet om, at forslaget blev sanktioneret på et Ekstraordinært Årsmøde i Fodboldafdelingen. 

Ved behandlingen og antagelsen af den nye Ledelsesstruktur i april 2018, var der enighed om, at der skulle udarbejdes fem Kommissorier, der beskrev ansvarsområder, arbejdsopgaver, støttefunktioner og begrænsninger for det enkelte medlem af fodboldudvalget. 

De fem Kommissoriebeskrivelser var nu blevet udarbejdet gennem et samarbejde mellem Tom og Peter, hvorefter udkast til de fem Kommissorier var blevet udlagt på Fodboldafdelingens hjemmeside, hvortil der blev henvist. 

…

De fremsatte forslag til ny ledelsesstruktur blev diskuteret. 

Lars Ibsen foreslog i den forbindelse, at den nye medarbejder, der skal ansættes til fodboldkontoret, bliver anmodet om - i samarbejde med Kassereren og Lena fra Hovedkontoret - at etablere en kontoplan for hver af de forudsatte tre underafdelinger i den nye ledelsesstruktur, således at de enkelte udvalgsformænd kan følge den økonomiske udvikling i sin egen afdeling. 

Dette forslag nød isoleret og indledende opbakning fra alle fremmødte. 

Der var endvidere enighed om, at det ved antagelse af den nye ledelsesstruktur bør være sådan, at en udvalgsformand i tilfælde af forfald til et møde i fodboldudvalget (bestyrelsen) skal kunne sende en anden repræsentant fra underudvalget til at erstatte sig og stemme for den pågældende på det pågældende møde. 

…

 Efter drøftelserne blev forslaget om antagelse af den foreslåede nye Ledelsesstruktur sat til afstemning. 

Forslaget blev enstemmigt vedtaget med alle afgivne stemmer. 

En enkelt af de fremmødte stemmeberettigede medlemmer undlod at stemme. 

… 

Som led i antagelsen af den nye Ledelsesstruktur noterede dirigenten, at ingen af de fremmødte havde indvendinger overfor indholdet af de på hjemmesiden udlagte fem Kommissorier. 

Da Kommissorierne var blevet udlagt på hjemmesiden relativt sent, blev Tom og Peter bemyndiget til at foretager en afsluttende gennemgang af dokumenternes indhold og indbyrdes sammenhæng. 

På det første møde i Fodboldudvalget efter sommerferien, gennemgår Fodboldudvalgets medlemmer herefter de endelige versioner af Kommissorierne og godkender disse, som retningsgivende for bestyrelsesmedlemmernes arbejdsrammer under den nye ledelsesstruktur.

Ad 5

Som Formand for Fodboldudvalget valgtes Jakob Grandahl (på valg i 2020) 

Ad 6

Som Kasserer i Fodboldudvalget valgtes Jakob Kvist (på valg i 2019) 

Ad 7

Som Medlem af Fodboldudvalget og som Formand for Eliteudvalget valgtes Tom Gudmandsen (på valg 2019) 

Ad 8

Som Medlem af Fodboldudvalget og som Formand for Ungdomsudvalget valgtes Carsten Dehn Lansner (på valg 2020) 

Ad 9

Som Medlem af Fodboldudvalget og som Formand for Øvrige Seniorer og Gammelmandsudvalget valgtes Thomas Frost (på valg 2020)

Ad 10

Det blev drøftet, at Fodboldafdelingen i konsekvens af den vedtagne nye ledelsesstruktur bør forsøge at formulere en klar vision og mission for Fodboldafdelingen og for ledelsens samlede fremtidige virke. 

Der var endvidere enighed om, at den videre behandling af dette emne hører hjemme i Fodboldudvalget, men bør understøttes af og udspringe via konkrete forslag, ambitioner og ønsker fra de enkelte underudvalg. 

Det der vedtages bør udlægges på Fodboldafdelingens hjemmeside. 

…

Mødet hævet i god ro og orden ca. kl. 19:30 

Som Dirigent: 

_______________________

Peter Bjerregaard