Referat af ordinært Årsmøde i Fodboldafdelingen under Skovshoved IF

År 2018, den 10. april kl. 19:30 afholdtes Ordinært Årsmøde i Fodboldafdelingen under Skovshoved IF. 

Mødet blev afholdt i bestyrelseslokalet i SIF på Krøyersvej. 

Til stede var:

Lars Ibsen

Bue Kjems

Carsten Lansner

Jakob Grandahl

Peter Bjerregaard

Tom Gudmandsen

Thomas Frost

Christian Kjer

Jakob Qvist

Frank Høj

 

1.

Valg af dirigent

Peter Bjerregaard blev enstemmigt valgt som dirigent. 

Dirigenten konstaterede at generalforsamlingen var lovligt indkaldt. 

Dirigenten konstaterede endvidere, at alle fremmødte var medlemmer af SIF Fodbold. 

Endeligt konstaterede dirigenten, at alene Carsten Lanser var uden stemmeret blandt de fremmødte. 

 

2.

Beretning

Tom Gudmandsen aflagde beretning i sin egenskab af formand for afdelingen.

 

Generelt:

Det fremkom i beretningen bl.a.: 

at fodboldafdelingen sportsligt havde klaret sig flot i 2017, herunder særligt førsteholdet. 

at fodboldafdelingen i 2017 havde haft en del udfordringer både administrativt og trænermæssigt. 

at arbejde med flytning af kampe grundet regnvejr havde påført Pernille et stort ekstraarbejde på kontoret. 

at det i årets løb var besluttet at ansøge kommunen om at ændre de to græsbaner til kunst, 

at en ændring til kunst vil øge banernes udnyttelsesgrad og værne mod aflysninger ved meget regn, og 

at det af økonomiske og anlægsmæssige (afløb) årsager er hensigtsmæssigt, at omlægge begge baner. 

 

Medlemsstatus/Afdelinger

Der er konstateret en medlemstilbagegang hos ungdom, mens øvrige afdelinger holder status quo. 

Tilbagegangen i antallet af ungdomsmedlemmer betyder reducerede kommunale tilskud. 

Det halter fortsat med etableringen af pigefodbold i klubben.

 

Erhvervsklubben

Tom udtrykte en stor tak til Skovshoved Fodbold Erhvervsklub for støtten til fodboldafdelingen i 2017. 

Der fremkom et spørgsmål om, hvorvidt støtten fra Erhvervsklubben er særligt målrettet. 

Tom oplyste, at Erhvervsklubben støtter fodboldafdelingen bredt. 

På hjemmesiden for Erhvervsklubben, fremgår bl.a. følgende: 

”Skovshoved Fodbold Erhvervsklub ønsker at 

Støtte udviklingen i fodboldafdelingen for ungdom og senior”.

  

Nytænkning/Strukturændring

Tom tilkendegav i Beretningen, at fodboldafdelingen efter hans opfattelse har brug for en ny ledelsesstruktur. 

Dette for at sikre at ledelsen arbejder mere effektivt, og bliver mere synlig overfor alle ledere og medlemmer. 

Tom ønsker en ny ledelsesstruktur lig det, der i dag anvendes i en lang række fodboldklubber over hele landet. 

Følgende fremkom i denne forbindelse (i - iii): 

(i)

Den af Tom ønskede strukturændring vil bl.a. medføre, at fodboldudvalget fremover reduceres fra 7 til 5 mand. 

En Formand -  der skal være bindeled til hovedbestyrelsen, og varetage nærmere fastlagt overordnet arbejde. 

En Kasserer - der skal tage sig af spørgsmål om kontingent, tilskudsopfølgning samt økonomisk rapportering, 

Tre menige medlemmer - der skal være udvalgsformænd m/k for hver sin sportslige underafdeling. 

Bestyrelsens medlemmer skal fortsat vælges for to år ad gangen. 

Formand og en udvalgsformand skal vælges forskudt fra kassereren og to udvalgsformænd. 

(ii)

Afdelingsudvalgets møder skal være faste i valgperioden og mødedatoer skal fastlægges for et år ad gangen. 

Frekvensen på møderne skal være kvartalsvis. 

Hvert år i september måned afholder Afdelingsudvalget et særligt årligt Budgetmøde. 

På Budgetmødet træffes der bl.a. beslutning om næste års budgetramme til Udvalgsformændene. 

(iii)

Det fremkom, at de sportslige underafdelinger eksempelvis kan inddeles i: 

• Elite
• Senior øvrige samt Gammelmands
• Ungdom

 

Tom præciserede, at formanden og kassereren ikke skal deltage i arbejdet med de sportslige underafdelinger. 

På samme måde må de tre menige medlemmer alene være udvalgsformand for og arbejde i én underafdeling. 

Udvalgsformændene træffer beslutning om organisationen i underafdelingerne, og engagerer bl.a. trænere. 

Hovedreglen skal være, at Afdelingsudvalget ikke blander sig i ledelsen af de sportslige underafdelinger. 

Udvalgsformændene kan kalde på Fodboldudvalget, hvis dette er påkrævet, men styrer ellers autonomt. 

Afdelingsudvalget tildeler hvert år Udvalgsformændene et beløb til disposition i de respektive underafdelinger. 

Udvalgsformændene kan frit generere økonomiske tilskud til egen underafdeling, når dette sker på lovlig vis. 

Omvendt står Udvalgsformændene til ansvar overfor Afdelingsudvalget, hvortil der rapporteres kvartalsvis.

 

Thomas

Meddelte, at han støttede op om den foreslåede strukturændring

 

Bue (Formand for Hovedbestyrelsen i Skovshoved IF)

Bue støttede tillige den foreslåede strukturændring i fodboldafdelingen. 

Dette med bemærkning om, at initiativerne blomstrer i decentrale strukturer. 

Den nye struktur ville således ifølge Bue understøtte foreningens ”missionen” om et SIF ”fra vugge til grav”. 

Bue fandt ikke, at noget i foreningsvedtægterne er til hinder for den nye ledelsesstruktur. 

En beslutning om en ny ledelsesstruktur, vil således kunne antages af fodboldafdelingens medlemmer selv. 

Ifølge Bue, burde dette dog ske på et ekstraordinært medlemsmøde, med særlig indkaldelse om emnet. 

Dette som udtryk for ”Best Practice” i foreningsanliggender. 

Ifølge Bue, kalder strukturændringen på detaljerede beskrivelser/legitimationer til Udvalgsformændene. 

I øvrigt forudsatte Bue, at Afdelingsudvalget vedbliver at have overordnet ansvar overfor hovedbestyrelsen.

 

Lars

Var ikke afvisende overfor strukturændringsforslaget. 

Ungdom er dog et kæmpearbejde, og det er vigtigt at motivere de frivillige, der arbejder med ungdom. 

Lars mente derfor, at der måske burde være to udvalgsformænd i denne sportslige underafdeling. 

Carsten

Var også positivt stemt overfor strukturændringsforslaget fra Tom. 

Carsten fandt at forslaget kunne sikre, at de frivillige i ungdom får gode rammer til at gøre det de gerne vil. 

I denne forbindelse var Carsten især positiv m.h.t. det eget afdelingsansvar for Udvalgsformændene 

Dette kan sikre, at man som frivillig undgår bureaukrati og langsommelighed omkring daglige emner. 

For Carsten var det i samme forbindelse vigtigt at et eget budget/budgetansvar lå hos Udvalgsformændene. 

 

Frank

Forslaget vil medføre en markant uddelegering og formandens arbejdsopgaver vil blive væsentligt reduceret. 

Peter

Påpegede, at det også måtte være vigtigt tillige at få formandens opgaver defineret i den tiltænkte nye struktur. 

 

Opsummering fra drøftelserne under punktet 

Der var blandt de tilstedeværende enighed om; 

at der skal holdes et ekstraordinært medlemsmøde for formelt at antage den nye struktur, 

at her og nu vælges/genvælges 7 personer til afdelingsudvalget, 

at det afdelingsudvalg der vælges nu, skal færdiggøre et samlet oplæg med arbejdsbeskrivelser, 

at der skal vælges et nyt afdelingsudvalg på blot 5. personer, når/hvis den nye struktur antages, og 

at der skal arbejdes for gennemførelse af det ekstraordinære medlemsmøde inden udgang af maj 2018.

 

Regnskab for 2017 og Budget for 2018  

Regnskab: 

Jakob gennemgik årsregnskabet for 2017. 

Følgende fremkom bl.a.: 

Indtægter 

Årets indtægter androg t/kr. 1.876.  

Indtægternes sammensætning var på hovedpunkter som følger: 

t/kr. 1.173 Kontingenter, inkl. tøjpakke

t/kr.    190 Ungdomstilskud

t/kr.    513 Sponsorindtægter 

Indtægterne var samlet set som ca. budgetteret, og ca. t/kr. 70 mindre end i 2016. 

Indtægterne var lavere end budgetteret f.s.v.a. kontingentindtægter og ungdomstilskud. 

Derimod var der ekstraordinære indtægter grundet førsteholdets fremgang. 

Udgifter 

Årets udgifter androg t/kr. 1.747. 

Udgifternes sammensætning var på hovedpunkter som følger: 

t/kr.   673 Trænerlønninger, rejse- og kørselsgodtgørelse 

t/kr. 1.074 Øvrige poster 

Det fremkom, at der blandt ”Øvrige Poster” af praktiske årsager var posteret nogle få indtægtsposter. 

Dette angik bl.a. indtægter fra Camps (ca. t/kr. 223), samt Divisions- og Entreindtægter (ca. t/kr. 330).

Resultatet 

Årets resultat var et overskud på t/kr.129. 

Budget 2018  

Jakob oplyste at Budgettet for 2018 ligner det fra de seneste år, og er fordelt som følger: 

Indtægter: t/kr. 1.805 

Udgifter: t/kr. 1.905 

Der er m.a.o. budgetteret med et underskud på ca. t/kr. 100 i 2018. 

Årsagen er, at der formentligt kommer nogen ekstraordinære udgifter til rejser for førsteholdet. 

Det fremkom, at Hovedbestyrelsen har godkendt Budgettet og dermed det budgetterede underskud.

 

Indkomne Forslag 

Der var ikke fremsat eller indkommet forslag, jf. dog det drøftede under pkt. 2 om ny Ledelsesstruktur.

 

Valg af Afdelingsudvalg (Fodboldbestyrelse) 

a)

Formand, Tom Gudmundsson var på valg. 

Tom genvalgtes uden modkandidat for 2. år, jf. dog ovenfor om ekstraordinært medlemsmøde. 

b)

Medlem Christian Kjer var på valg, og genvalgtes for 2. år, jf. dog ovenfor om ekstraordinært medlemsmøde. 

c)

Medlem Lars Ibsen var på valg, og genvalgtes for 2. år, jf. dog ovenfor om ekstraordinært medlemsmøde. 

d)

Der valgtes eller genvalgtes ingen suppleanter, jf. i den forbindelse ovenfor om ekstraordinært medlemsmøde.…

 

Kasserer Jakob Grandahl, Medlem Frank Høj og medlem Jakob Kvist var ikke på valg. 

Også i denne forbindelse henledes opmærksomheden dog på det drøftede om ekstraordinært medlemsmøde. 

 

Eventuelt

Der blev under punktet rejst forskellige spørgsmål om et Eliteudvalg. 

Der var enighed om, at lade overvejelserne herom indgå i arbejdet med den nye Ledelsesstruktur, jf. pkt.

 

 

Således passeret:

 

 

Som dirigent og Referent:

                                                                                                    

 

_____________________________                                                                                                                                Peter Bjerregaard