Kommissorium til Underudvalget for Afdelingerne Øvrige Seniorer og Gammelmands

Afdelingerne indbefatter ikke første senior og anden senior, og ikke hold i ungdomsrækkerne +19 og yngre, men alle øvrige hold i fodboldklubben.

Afdelingerne indbefatter dermed og tillige fredags- og lørdagshold samt ”lukkede hold”, der ikke spiller turneringsfodbold.

Dette, såvel i forhold til Fodboldudvalget (Fodbold bestyrelsen) og Fodboldkontoret (sekretariatet), som i relation til de interne forhold mellem de hold, der indgår under afdelingerne og de holdledere/assistenter, der leder og arbejder med afdelingernes hold.

Ethvert hold, der falder ind under afdelingerne, har ret og pligt til at udpege en Holdleder/træner og en assistent, med hvem Underudvalgets formand og Fodboldkontoret løbende kan føre dialog om det enkelte hold i afdelingen.

Underudvalget er i hverdagen underlagt såvel Kassererens som Fodboldudvalgets overopsyn, ligesom Underudvalget ved sin formand, når som helst kan forelægge spørgsmål for Kassereren og/eller for Fodboldudvalget til beslutning.

Ved den udviste adfærd i det daglige virke, skal Underudvalget og Underudvalgets Formand til enhver tid handle i overensstemmelse med Klubbens, Fodboldafdelingens og DBU’s Love, og i øvrigt udvise sædvanlig god skik og brug på området.

I øvrigt fastlægger og beslutter Underudvalget indenfor disse rammer sine egne arbejdsopgaver vedrørende den daglige drift af afdelingen.

Årsmødet i Fodboldafdelingen (Den årlige generalforsamling i Fodboldafdelingen) udpeger en gang årligt i april måned et medlem af Fodboldudvalget (Bestyrelsen for Fodboldafdelingen) til at varetage hvervet som Formand m/k for Underudvalget….(DISKUTER)

Formanden for Underudvalget har den øverste myndighed i spørgsmål om afdelingernes løbende drift og kan om nødvendigt i tilfælde, hvor Underudvalget ikke kan nå at sammentræde, træffe beslutninger, om løbende hverdagsforhold angående afdelingens hold, medlemmer, og ledere, samt i økonomiske anliggender, der vedrører afdelingernes daglige drift, så som spørgsmål angående kontingenter, frikontingenter, bøder, gebyrer, o. lign.

Formanden for Underudvalget refererer direkte til Fodboldudvalgets Kasserer i hverdagen og deltager personligt i Fodboldudvalget møder, som medlem af fodboldudvalget, og herunder i den budgetforhandling, der foregår en gang årligt i Fodboldudvalgets regi, og hvorunder afdelingerne tildeles et årligt økonomisk rådighedsbeløb (økonomisk ramme) for perioden 1.7 - 30.6.

Når Underudvalget er tildelt sin økonomiske ramme for den kommende periode, har Underudvalgets Formand det øverste daglige ansvar for at styre Underudvalgets egen økonomi (eget budget), hvilket dog forudsættes at ske i åben dialog og samarbejde med Underudvalgets medlemmer, Kassereren og Fodboldkontoret.

Underudvalget kan som hovedregel ikke forvente, at der til afdelingerne, eller til afdelingernes hold, kan indhentes yderligere midler fra klubben, i løbet af sæsonen (rammeperioden).

Derimod kan Underudvalget af egen kraft, og gennem til enhver tid værende lovlige tiltag og aftaler, søge at skaffe egne sponsorater o. lign. til afdelingen, eller til de enkelte hold i afdelingerne.

Dette må dog kun ske, såfremt Underudvalgets Formand forinden ordningens etablering informerer Fodboldudvalgets kasserer herom, og opnår dennes godkendelse af de påtænkte tiltag.

I særlige tilfælde - herunder når der er tvivl om fremgangsmådens lovlighed, eller lign - kan Kassereren beslutte, at det ønskede tiltag skal forelægges for og sanktioneres af Fodboldudvalget inden 14 dage efter kassereren har fået forslaget og indtægtskilden præsenteret af Underudvalgets Formand.

Den valgte Underudvalgsformand, konstituerer sig med nedsættelse af et Underudvalg for afdelingerne.

Dette sker på et årligt fællesmøde, der skal afholdes inden 3. uger efter at Underudvalgets Formanden er blevet valgt.

Indkaldelse til det årlige Fællesmøde i Afdelingerne sker gennem en skriftlig indkaldelse forsynet med den af Formanden for Underudvalget udarbejdede dagsorden.

Indkaldelsen udsendes pr. e-mail af Fodboldkontorets sekretær med et varsel af 14 dage, til samtlige af sekretæren kendte holdledere og assistenter for de enkelte hold, der på indkaldelsestidspunktet er registreret som ledere for hold, der indgår under afdelingerne.

Underudvalgsformanden beslutter suverænt, om Underudvalget skal bestå af 3 eller af 5 medlemmer, hvor hyppigt udvalget skal mødes, hvilke varsler der skal iagttages for møderne, og hvilke rapporter, der eventuelt skal udarbejdes i forbindelse med afholdte møder, og trufne beslutninger i Underudvalget.

Formandens beslutning om Underudvalgets størrelse skal dog meddeles senest ved påbegyndelse af punktet på Afdelingernes årlige Fællesmøde, om valg af medlemmer til Underudvalget.

Formanden for Underudvalget er født medlem af Underudvalget og er, som nævnt, født leder af dette.

Underudvalget træffer sine beslutninger gennem simpel stemmeflerhed blandt de underudvalgsmedlemmer, der deltager i de indvarslede møder for drøftelse og beslutning af emner.

Underudvalget drøfter og formulerer mindst en gang årligt sine ønsker for det kommende hele fodbold år (1.7 – 30.6).  Dette f.eks. m.h.t. antal af bolde, kampdragter, veste, toppe, vaskeordning, o. lign. 

Afdelingernes samlede ønsker præsenteres af Underudvalgets Formand for Kassereren, en gang om året og i god tid inden Fodboldudvalgets årlige Budgetmøde.

Underudvalget skal sikre, at alle hold, der spiller turneringsfodbold, er i besiddelse af behørige kampdragter (trøje, bukser og strømper), inkl. målmandsudstyr.

Underudvalget skal acceptere, at tøj, der er finansieret gennem midler tildelt af klubben, skal bestilles gennem klubbens faste kontakter, og at nyt tøj eventuelt suppleres med tøj fra klubbens lager af brugte spilledragter.

Såfremt Underudvalget selv skaffer sponsorater til indkøb af nyt tøj, skal Underudvalget acceptere, at det som hovedregel alene er gennem klubbens faste kanaler, at kampsæt m.v. bestilles, alt med henblik på at sikre, at der opretholdes en vis ensartethed m.h.t. udseende af kampdragterne i klubben.

Underudvalget træffer i samarbejde med Fodboldkontoret beslutning om træningstider for afdelingernes hold, og om berammelse og flytning af kampe, dog således, at alene Fodboldkontoret oppebærer bemyndigelse til at kunne anvende Klub Office modulet hos DBU. 

Underudvalget fordeler boldskabe på Krøyersvej til de enkelte hold i afdelingerne, hvorunder det kan bestemmes, at flere hold skal dele et boldskab.

Nøgle- og brikudlevering til boldskabe og omklædningsrum administreres af Fodboldkontoret, men underudvalget indstiller herom og Underudvalgets Formand tager løbende stilling til spørgsmål fra klubbens kontorer herom. 

Således vedtaget på Fodboldudvalgets ekstraordinære møde den 20. juni 2018, og dermed forud for det samme dag afholdte ekstraordinære Årsmøde i Fodboldafdelingen, hvor en ny ledelsesstruktur er antaget for Fodboldafdelingen.

Som dirigent.

____________________

Peter Bjerregaard