Kommissorium til Kassereren m/k

Kassereren skal påse og sikre, at Fodboldafdelingens økonomi indrettes og forvaltes forsvarligt.

De rammer, der er udstukket gennem den til enhver tid gældende Ledelsesstruktur for Fodboldafdelingen, skal følges af Kassereren, og Kassereren er pligtig at gøre sig bekendt med indholdet af de foreliggende Kommissorier til de tre udvalgsformænd og til Formanden.

De samvirkende arbejdsopgaver, der fremgår af disse kommissorier, skal Kassereren således følge og understøtte i sit virke.

Det fremgår heraf bl.a. at Formændene for de tre Underudvalg refererer til Kassereren.

Kassereren kan ikke tage sæde i nogen af de permanente udvalg ifølge Fodboldafdelingens Ledelsesstruktur, men Kassereren har ret til at deltage i udvalgsmøder, og har pligt til dette, når/hvis en Udvalgsformand, eller et andet medlem af et udvalg, begærer dette overfor Kassereren med et rimeligt varsel.

Kassereren understøtter Fodboldafdelingens formand med arbejdsopgaver, der relaterer til Hovedbestyrelsen under Skovshoved IF (Paraplyorganisationen) og Kassereren må påregne at skulle deltage i et antal Hovedbestyrelsesmøder med eller som substitut for Formanden, når denne er forhindret.

Kassereren skal i forhold til Hovedbestyrelsen, Hovedbestyrelsens sekretariat, overfor Formanden og Fodboldudvalget klargøre og præsentere det regnskabs- og budgetmateriale, der i.h.t. lovene skal ligge klar til gennemgang og godkendelse på Det Ordinære Årsmøde, hvor præsentationen varetages af Kassereren, der skal være forberedt på at besvare spørgsmål fra forsamlingen.

Kassereren understøtter i øvrigt Fodboldafdelingens formand med arbejdsopgaver, der relaterer til DBU, KBU, Divisionsforeningen, SIG, Gentofte Kommune, Gentofte Sportspark, Erhvervsklubben, Ude og Inde udvalg, øvrige myndigheder og foreninger samt private aktører, som Fodboldafdelingen står i relation til.

Kassereren har ansvaret for at klar- og færdiggøre Årsregnskabsmaterialet og dette skal ske så betids, at materialet kan fremlægges/udsendes rettidigt i.h.t. foreningens love.

Kassereren skal bistå Formanden for Fodboldudvalget ved det årlige Budgetfordelingsmøde, der afholdes i umiddelbar tilknytning til Det Ordinære Årsmøde i april måned, hvor budgettet for den kommende periode 1. juli - 30 juni skal præsenteres og besluttes. Som led i dette arbejde fører Kassereren tætte drøftelser med de tre Udvalgsformænd, om den budgetterede og ønskede økonomi i de tre afdelinger under Udvalgsformændene.

Kassereren skal endvidere påse og kontrollere den løbende udviklingen i budgettet og skal ca. hver anden måned fremkomme med en skriftlig rapport til Formanden, til de berørte Udvalgsformænd og/eller under et samlet hele til Fodboldudvalget med status for ”rigets tilstand”.

Kassereren sørger om nødvendigt for justering af budgetter i både opadgående og nedadgående retning, alt med henblik på at sikre, at Fodboldafdelingens budgetter løbende udtrykker et retvisende billede

Udover det anførte, skal Kassereren løbende arbejde for, tilse og kontrollere, at den budget- og regnskabsmæssige drift af Fodboldafdelingen i det hele taget afvikles i overensstemmelse med lovgivningen, klubbens love, DBU´s anvisninger og regelsæt, samt i overensstemmelse med god skik og brug på området.

Kassereren refererer i det daglige til Formanden for Fodboldudvalget og står i underordnelsesforhold m.h.t. dennes beslutninger.

Udover det der fremgår ovenfor, har Kassereren følgende særlige arbejdsopgaver og ansvarspligter:

(i)

Kontrol med ansættelseaftaler og lønudbetalinger sammen med relevante Udvalgsformænd og Fodboldkontoret.

Kontrol med alle øvrige aftaler af økonomisk værdi for Fodboldafdelingen, herunder aftaler, der relaterer til Eliteafdelingens budget samt aftaler, der af udvalgsformændene etableres af egen drift for fremme af forholdene i de enkelte afdelinger.

(ii)

Attestering af bilag til udbetaling og kontrol af disse, hvorunder det bemærkes;

at bilag tillige kan attesteres af formanden,

at alle kontrakter og bilag med en isoleret værdi på over kr. xx.000, excl. moms, skal godkendes af det samlede udvalg

at alle kontrakter, aftaler og bilag/fakturaer, der medfører at betalinger skal foretages af Skovshoved IF altid og forud for Kassererens endelige godkendelse skal godkendes i Hovedbestyrelsen, og

at alle fakturaer løbende af Kassereren skal overbringes til kontoret for påtegning og betaling.

(iii)

Sørge for at økonomiaftaler med eksterne sponsorer er a jour og opfyldes

(iv)

Kontrollere at Kontingentbetalinger fra medlemmerne er på plads og a jour føres af de involverede sekretariater, samt at der tilgår Udvalgsformændene besked i tilfælde af uregelmæssigheder

(v)

Kontrollere at tilskud fra Gentofte Kommune tilgår Fodboldafdelingen i overensstemmelse med der er forudsat og budgetteret for året.

Således vedtaget på Fodboldudvalgets ekstraordinære møde den 20. juni 2018, og dermed forud for det samme dag afholdte ekstraordinære Årsmøde i Fodboldafdelingen, hvor en ny ledelsesstruktur er antaget for Fodboldafdelingen.

Som dirigent.

____________________

Peter Bjerregaard